HR & Business Assistant (H/F) – Stage rémunéré de 6 mois

Bruxelles
Lieu : Bruxelles
Département : VFX
Contrat : Stage rémunéré de 6 mois

28 octobre 2020

Fondé en 2010, le studio Umedia VFX fait partie du groupe Umedia, un studio belge, spécialisé dans la production de projets cinématographiques internationaux. Ses activités incluent la production, la coproduction, le financement et la réalisation d’effets visuels.

Umedia VFX est un studio primé internationalement et un des leaders de l’industrie en Europe. Nos équipes travaillent sur environ 45 films et séries de TV par an et peuvent compter jusqu’à 150 artistes dans nos bureaux situés à Bruxelles, Flandres et Paris.

Spécialistes en création d’effets visuels, nous offrons un service complet allant de la budgétisation, previz, design, jusqu’à la supervision de tournage et effets 2D & 3D. Pour plus d’informations, n’hésitez pas à visiter le site internet : www.umedia.eu

Afin de renforcer notre équipe HR & Business, Umedia VFX, situé dans le quartier Louise – Chatelain à Bruxelles, est à la recherche d’un/e VFX HR & Business Assistant (H/F) pour un stage rémunéré de 6 mois. Attention : vous devez être étudiant/e ou suivre une formation vous permettant d’avoir une convention de stage !

 

Vos missions :

Vous faites partie de notre équipe RH. Vous renforcez le département et assistez l’équipe dans le recrutement et la gestion du payroll de nos artistes.

· Vous assistez le département dans le recrutement des artistes :

o Vous créez et publiez des offres d’emploi.

o Vous répondez aux candidatures reçues et intégrez ces profils dans notre base de données.

o Vous aidez à programmer des entretiens avec les responsables de projets.

 

· Gestion de l’arrivée et départ des collaborateurs :

o Vous collectez et archivez les documents d’entrée, vous mettez à jour les fichiers internes de suivi, et vous informez l’équipe des arrivées.

o Vous assurez le suivi des entrées/sorties des badges des collaborateurs.

· Vous gérez le planning des collaborateurs pour notre agence d’intérim partenaire :

o Chaque fin de semaine, vous complétez le planning selon les informations reçues du département Production.

o Vous mettez à jour quotidiennement le planning en cas d’absences des Artistes (vacances, maladies, déplacements, etc…).

 

· Gestion et validation des factures :

o Chaque mois vous vérifiez l’exactitude des factures reçues et vous allouez ces coûts aux projets spécifiques.

o Vous maintenez à jour le fichier de suivi payroll interne par projet.

o Vous êtes responsable de l’archivage des factures dans notre base de données.

 

· Mise à jour de la base de données existante :

o Vous archivez les conventions « papier » sur notre serveur RH.

o Vous centralisez toutes les données existantes des Artistes dans notre base de données.

 

· Organisation des déplacements des artistes :

o Vous vous occupez de trouver le moyen de transport, le logement, …

o Vous gérez les assurances voyages/matériel des artistes avec notre partenaire assureur.

o Vous mettez en place le suivi financier.

Vous assistez également la CEO du studio.

 

· Vous participez aux réunions avec la Production toutes les 2 semaines :

o Vous êtes en charge de mettre les informations à jour dans nos fichiers.

o Vous préparez un compte-rendu pour chaque réunion.

 

· Vous archivez les dossiers :

o Vous rassemblez les factures et devis attachés aux projets.

o Vous vous assurez que les informations utiles aux projets se trouvent dans les dossiers.

 

Votre profil :

Vous êtes de niveau bac+4/+5 d’Ecole de Commerce (ou équivalente).

Vous avez déjà une première expérience en entreprise (stage, …).

Vous êtes une personne dynamique, proactive, minutieuse et ayant un grand sens du détail.

Votre rigueur et votre organisation sont des qualités qui vous sont reconnues.

Vous faites preuve d’une grande flexibilité et savez gérer votre stress.

Vous maîtrisez le Français et vous avez un très bon niveau d’Anglais.

Enfin, vous maitrisez les différents logiciels de la suite Office, plus particulièrement Powerpoint et Excel.

 

Comment postuler ? Envoyez votre candidature à vfx_brussels@umedia.eu